Как можно организовать работу главного бухгалтера в бухгалтерии.

1596535996-accounting-1112920-1280.jpegКак многие знают, правильно организовать работу, это тоже важно, особенно если ты бухгалтер. В этой статье, хотелось бы поделиться немного своим опытом по этому вопросу.

Итак, начнем. Должность главного бухгалтера очень ответственная. Как правило, главные бухгалтера очень занятые. Это связано с частыми изменениями законодательства, а изменяется оно каждый день. Необходимо постоянно быть в курсе этих изменений, отслеживать их. Бухгалтерский учет — это сердце любого предприятия. Бухгалтерия — это итог любого производственного процесса. От того как сработают другие структурные подразделения на вашем предприятии, будет зависеть результат работы бухгалтерии, а именно качество учета информации, которую в конце дает бухгалтерия.

Поэтому на предприятии главному бухгалтеру важно вести разъяснительную работу среди коллег смежных отделов. Нужно донести до своих коллег, не только работникам бухгалтерии, но и не профильных отделов о том, как они сработают, будет зависеть финансовый результат предприятия, качество учетной информации.

Нужно донести важность информации для заинтересованных пользователей. Тогда вы облегчите себе работу: своевременно будут, как минимум, готовиться первичные документы, которые бухгалтер сможет обрабатывать с меньшими трудовыми затратами, временными потерями. Исходя из этого, риски допустить ошибки будут снижаться. Самым весомым аргументом должно являться то, что с точки зрения финансовых потерь, самыми значимыми являются налоговые риски. Из-за того, что неправильно оформлены первичные документы или из-за недостоверно внесенных данных, содержавшихся в первичных учетных документах, возникает искажение отчетности, тем самым ведут за собой налоговые последствия со стороны контролирующих органов при камеральной проверке, при выездной проверке. Итак, из выше сказанного, бухгалтер должен провести просветительскую работу в плане повышения значимости бухгалтерского учета в осознании своих коллег.

Второе. Главный бухгалтер должен всегда помнить, что главная его функция — это контролирующая функция (402 федеральный закон «О бухгалтерском учете»), функция организации работы бухгалтерской службы бухгалтерии. При правильной ее организации у вас будут освобождаться временные интервалы для саморазвития, либо можно уделить это время каким-то более важным делам, написанию каких-то регламентов, переговорам с контрагентами, с контролирующими органами. Всегда нужно помнить, что главный бухгалтер, он не исполнитель. Главный бухгалтер — контролер, главный бухгалтер — организатор. Он организует производственный процесс.

Нужно в совершенстве владеть налоговым кодексом, федеральными законами в области бухгалтерского учета, знать положения по бухгалтерскому учету. Если будете все делать сами, то ничего не успеете.

Контролировать можно по — разному. Один бухгалтер выстроит работу таким образом, что вся бухгалтерия как попало будет работать, потому что главный бухгалтер все в итоге сам проконтролирует, найдет ошибки, исправит и будет сам отвечать за качество учетной информации. Но это не правильный подход.

Контроль в работе бухгалтера должен быть разумным. Нужно конкретно описать конкретные функции, которые должен выполнять главный бухгалтер по различным участкам бухгалтерского учета, и раздать исполнителям. Это нужно для того, чтобы они по вашим алгоритмам могли осуществлять функцию самоконтроля не только с точки зрения правильности заполнения первичных документов, но и выполнять какие-то отдельные элементы функций контроля главного бухгалтера.

Например, участок «Реализация». Здесь самым важным моментом является то, что в итоге получилась правильно сформированная декларация по НДС. Декларация в "1 С :Бухгалтерия"формируется автоматически. Если все документы по ходу работы будут внесены правильно, соблюдены все действия при внесении данных документов, то декларация по НДС сформируется верно. Поэтому для того, чтобы облегчить себе функцию контроля бухгалтеру по данному участку, нужно написать алгоритм, памятки. По этому алгоритму бухгалтера перед составлением деклараций должны проверить все ли правильно. Бухгалтер смотрит "разъехавшееся" сальдо по 60 счету. Нужно, чтобы счет-фактуры были правильно оформлены, должны быть проведённые документы, при реализации были выписанные счет-фактуры, если реализация облагалась НДС, зачет авансов должен пройти корректно.

Также главный бухгалтер должен проанализировать основные проблемные точки в работе своих бухгалтеров по отдельным участкам бухгалтерского учета, выработать какую-то схему, алгоритм программисту. С помощью программных функций программы «1 С: Бухгалтерия» он сможет написать какие-то отчеты. Это также облегчит работу бухгалтерского отдела.

Работа бухгалтера зачастую зависит от других людей и это не очень удобно. Например, можно потратить очень много времени, чтобы, например, менеджер, передал в бухгалтерию оригинал документов и так далее. Все эти моменты нужно обратить себе в пользу, то есть прописать регламент, согласовать с руководителем. То есть объяснить ему, что "Счет на оплату" от вашего менеджера пойдет в оплату, если у этого менеджера будут закрыты все первичные документы. То есть пока все первичные документы в бухгалтерию предоставлены не будут, "Счет" в работу не пройдет. То есть сделать так, чтобы не бухгалтер бегал за работниками, а заинтересованные работники бегали за бухгалтером. По возможности прописать алгоритмы по каждому разделу бухгалтерского учета.

Если в компании произойдет кадровая ротация, то есть смена кадров, то придет новый человек, и чтобы ему не объяснять несколько раз одно и тоже, показать определенный алгоритм, то он сможет работать.

Также главный бухгалтер должен правильно группировать какие-либо однородные задачи. Например, можно каждый день ездить в банк, а можно два раза в неделю. Можно взять три папки разных цветов: одна немедленного исполнения, вторая — это срок исполнения неделя, третья — исполнение в течение месяца. Такой способ можно использовать на разных участках бухгалтерии. Составьте различные таблицы в программе "Excel", что нужно делать каждый день, месяц или в конце года. Это существенно облегчит вашу работу. Вы не будете отвлекаться на самопроверку. Документы будут все систематизированы. Например, не стоит ходить к своему руководителю с каждым вопросом. Все вопросы, которые в процессе деятельности возникают их нужно записывать. Таких вопросов должно накопиться достаточно, чтобы идти к руководителю. Но, конечно, соблюдая сроки их исполнения.

Иногда бывают такие ситуации, когда внутренний вопрос напрямую касается одного человека, но косвенно влияет на деятельность другого. Поэтому целесообразно проводить совещания, небольшие планерки, где обозначать основные задачи, проблемы и пути их решения. То есть, например, рассказывать о принципах документооборота, об изменении в законодательстве и другое. Еще нужно проводить планерки главному бухгалтеру с бухгалтерами с точки зрения выяснения всех проблем, которые на данный день существует на предприятии. Например, юрист затянул с каким-то договором, какой-то отдел не согласовал какой-то документ, документы представлены не в полном объеме. Если бухгалтерия будет к вам постоянно ходить каждый со своим вопросом, то будете постоянно отвлекаться. Все должно быть в разумных пределах, не должно быть так, что вы будете не в зоне доступа если есть форс-мажорные обстоятельства, вопросы, которые не требуют отлагательства. Чтобы бухгалтер смог к вам прийти и все решить.

Используйте все возможности мира информационных технологий, чтобы облегчить себе работу. Это сохранит ваше время и поможет делать работу на высоте, а также даст возможность вам заниматься своим саморазвитием.

Подпишитесь на нашу рассылку!

Комментарии

Вы должны войти, чтобы оставить комментарий.

Похожие статьи
Автор